Straipsniai

15 puikių metodikų komandoms stiprinti

15 PUIKIŲ METODIKŲ KOMANDOMS STIPRINTI  

Autorius: Kenas Tompsonas (Ken Thompson) 

Kenas Tompsonas anksčiau dirbo „Reuters“ agentūros Londone Europos regiono IT vadovu ir Belfasto bendrovės „VISION Consulting“ vadovaujančiuoju direktoriumi. Pastarojoje Kenas daugiau negu 10 metų sėkmingai dirbo su klientais finansų, valdžios institucijų ir smulkaus verslo sektoriuose.
Kenas yra pripažįstamas kaip vienas pirmaujančių ekspertų naujai besiformuojančioje virtualių įmonių tinklų srityje ir yra sėkmingai įdiegęs ne vieną tokį tinklą JK ir Airijoje.

Kenas padeda vidutinių ir stambių organizacijų išsibarsčiusioms verslo komandoms pasiekti sėkmę, naudodamas unikalią komandos ugdymo ir darbo srautų metodiką. Jo strategija aprėpia pagrindinių komandos dinamikos kompleksų, įvairių ugdomojo vadovavimo (angl. coaching) intervencijos metodų ir veiksmingos nedidelio virtualaus bendradarbiavimo technologijų rinkinio integracijos naudojimą.
________________________________________
Žmonės nuolat manęs klausinėja apie geras (įrodytas) komandų, tinklų ir bendruomenių tobulinimo bei palaikymo metodikas. Todėl paruošiau penkiolikos savo mėgstamiausių metodikų komandoms pristatymą su trumpais jų visų aprašymais.
Šios metodikos tinka ir komandoms, kurios yra vienoje vietoje, ir kurios yra plačiai išsibarsčiusios. Jas virtualus lektorius gali pristatyti beveik taip pat gerai, kaip ir tas, kuris stovi prieš jus fiziškai. Taip pat pastebėjau, kad jos dažniausiai tinka ir pavienių, ir kelių organizacijų komandoms (pvz., skirtingų įmonių ir profesionalų tinklai).

Šis sąrašas nėra išsamus, jame paprasčiausiai pristatomas kiekvienas metodas, kad galėtumėte sužinoti apie jį daugiau. Detalios instrukcijos, kaip juos taikyti, nepateikiamos.

Pirmiausia įvertinkite komandą
 

Jokia komanda ar tinklas negali sau leisti prabangos taikyti visas penkiolika metodikų, todėl pirmiausia rekomenduoju padaryti du dalykus:

• sudarykite komandos profilį ir įsitikinkite, kad jis jums suprantamas (žr. 12 metodą);
• atlikite greitą komandos ir narių pasirengimo analizę, kad nustatytumėte, kokia yra komandos būklė.

Man nepatinka, kai analizė atliekama pagal klausimyną, nes tada dažnai nurodoma tiek probleminių vietų, kad lengva nepastebėti pačių svarbiausių.

Alternatyviai galima naudotis visomis 15 metodikų (plius jūsų) kaip kontroliniu sąrašu, surengus komandos diskusiją šiais klausimais:

• Ar esame tai darę?
• Kokia mūsų būklė ir ar mums reikia pasistengti labiau?
• Ar ši dalis komandai bus svarbi?
• Ar šis punktas patenka į svarbiausiųjų trejetuką?

Taip nustatomi 3-4 komandai svarbiausi klausimai ir metodikos, kurios duotų didžiausios pradinės naudos.

Mano mėgstamiausiųjų 15-ukas

Taigi, nepaisant eilės sekos, į mano mėgstamiausiųjų komandos metodikų sąrašą įeina:
• komandos tikslų, sėkmės kriterijų ir reikalaujamų rezultatų nustatymas;
• komandos gebėjimų atlikti užduotį ir jų spragų nustatymas;
• komandos pagrindinių taisyklių apibrėžimas;
• komandos kultūros ir naujų reikalingų elgsenos modelių įvertinimas;
• komandos karmos išsiaiškinimas („kas man iš to?“);
• efektyvios asmeninio bendradarbiavimo strategijos;
• efektyvus komandos susirinkimų vedimas;
• gerų komandinių sprendimų priėmimas;
• komandos narių aptarimas 360 laipsnių;
• bendradarbiavimo tinkle galimybių kūrimas;
• komandos nuostatų palyginimas su puikių rezultatų pasiekiančių komandų nuostatomis;
• virtualios komandos profilio sudarymas;
• dokumentų ruošimas bendradarbiaujant;
• savarankiško elgesio modeliavimas;
• komandos socialinio tinklo analizė.

Trumpai apžvelkime kiekvieną metodiką

„Bumblebee“ mėgstamiausios komandų vystymo metodikos

Komandos tikslų, sėkmės kriterijų ir reikalaujamų rezultatų nustatymas

Jei neatliksite to tinkamai, tuomet visa kita bus nesvarbu. Čia svarbiausia atsižvelgti į:

• komandos tikslus;
• fazes ir grafikus;
• rėmėjus;
• klientus;
• pajėgumus;
• pirmavimo rodiklius;
• pateiktiną medžiagą;
• rezultatus;
• kritinius sėkmės veiksnius;
• riziką;
• SWOT analizę:
• universalius / unikalius paslaugų teikėjus (tinklams)
• nustatyti konkurentus / bendradarbiavimo partnerius.

Komandos gebėjimų atlikti užduotį ir jų spragų nustatymas

Pagal šią metodiką nustatomos kiekvieno komandos nario gebėjimų sritys ir gebėjimų rūšys. Naudodamasis matrica, kiekvienas pats įvertina, kurioje vietoje jis yra.

Metodika gali naudotis individai (sritys = darbo sritys, o rūšys = veiklos rūšys) arba įmonės (sritys = sektoriai, rūšys = paslaugos).

Kiekvienam komandos nariui užpildžius savo matricą, jos apibendrinamos ir nustatomos komandos pagrindinės gebėjimų zonos (aš vadinu tai gebėjimų „karštuoju žemėlapiu“).

Virtualioje komandoje „karštasis žemėlapis“ palyginamas su užduočiai atlikti reikalingais gebėjimais ir nustatomos probleminės sritys bei trūkstami įgūdžiai / komandos nariai.

Virtualiame tinkle (VEN arba VPC) „karštasis žemėlapis“ naudojamas geriausioms pardavimo sritims identifikuoti, kur gaunama greičiausia nauda, kur reikalingi papildomi nariai, aljansų ir produkto vystymo strategijai rengti.

Komandos pagrindinių taisyklių apibrėžimas

Kaip be išimties privalo elgtis visi komandos nariai, o taip pat:
• Koks elgesys pakenktų pasitikėjimui arba jį sugriautų?
• Kaip bus dalinamasi informacija?
• Kaip bus sprendžiami interesų konfliktai?
• Kaip bus priimami sprendimai?
• Kaip bus valdomas tinklas?
• Ką darysime su nariais, kurie nesilaiko šių taisyklių?

Komandos kultūros ir naujų reikalingų elgsenos modelių įvertinimas

Visi komandos nariai turi ankstesnės darbo komandose patirties. Kai kurios ankstesnės darbo komandoje praktikos gali būti netinkamos kitai komandai, į kurios sudėtį dabar įeina nariai.

Pavyzdžiui, gali būti, kad tiekimo grandinės komandos dirbo pagal taisyklę, kai perduodama tik būtina informacija, kai tuo tarpu dabartinės komandos nariai turi daugiau padėti vienas kitam kaip kolegos ir užtikrinti visišką informacijos skaidrumą.

Ši metodika paremta geriausia įvairių verslo kultūrų skirstymo į kategorijas praktika, siekiant pirmiausia identifikuoti senųjų komandų kultūrą.

Vėliau išsiaiškinama ir aptariama naujajai komandai reikalinga kultūra, o tada jau galime nustatyti kritinius veiksmus, kur iškyla didelių skirtumų tarp senosios ir naujosios kultūros.

Remiantis šia metodika, taip pat galima išsiaiškinti, ar jūsų komandoje esama daugiau negu vienos svarbios pokultūrės. Neišsiaiškinus to ganėtinai anksti, gali kilti didžiulis konfliktas, o žmonės susiskaidys į grupes.

Komandos karmos išsiaiškinimas („kas man iš to?“)

Tai metodas, skirtas atskleisti ir parodyti visiems komandos nariams kiekvieno asmeninę motyvaciją ir ambicijas komandoje arba tinkle.

„Karma“ gyvenime reiškia, kad gaunate tik tai, ką įdedate – tas pats taikytina komandoms ir tinklams.

Individualios ambicijos skiriasi nuo komandos tikslų (žr. 1 metodiką), tačiau labai nedaugelis komandų išsiaiškina asmeninius narių lūkesčius.

Komandos karma parodo, ko iš savo dalyvavimo trokšta kiekvienas narys, ir kokios atsakomybės bei kokių vaidmenų jie imsis, kad to pasiektų.

Tada galima apibendrinti atsakomybę ir išsiaiškinti, ar komandai jos pakanka, kad būtų atliktas darbas!

Tokia jau yra gyvenimo tiesa, kad dauguma komandos arba tinklo narių nori daugiau, nei yra pasiruošę įdėti, ir tik tai parodžius visiems komandos nariams kolektyviai galima pradėti spręsti šių nerealių lūkesčių poveikio klausimą.

Efektyvios asmeninio bendradarbiavimo strategijos

Dauguma komandos narių nežino, ką daryti, kai juos nuvilia kitas komandos narys.

Abipusis laimėjimas yra rezultatas, o ne efektyvi bendradarbiavimo strategija.

Neturėdami asmeninio bendradarbiavimo strategijos, daugelis komandos narių neišvengiamai jaučiasi išnaudojami kitų ir paprasčiausiai „tyliai išeina“ iš komandos įsipareigojimo ir dalyvavimo prasme.

Ši metodika paremta gamtoje efektyviausia bendradarbiavimo strategija „dantis už dantį“.

Efektyvus komandos susirinkimų vedimas

Šis metodas padeda efektyviai vesti komandos susirinkimus pačia įvairiausia forma: fizine, virtualia ir garso priemonėmis, o taip pat:

• operatyvinius / sprendimų priėmimo susirinkimus;
• pasidalijimo informacija susirinkimus;
• „minčių lietaus“ susirinkimus (nuomonių išsiskyrimas);
• sprendimo susirinkimus (nuomonių suvedimas);
• garso konferencijas;
• internetinius susirinkimus.

Gerų komandinių sprendimų priėmimas

Ši metodika nurodo visas pagrindines komandinių sprendimų priėmimo formas ir padeda komandoms pasirinkti tinkamiausias:

• konsensusas;
• daugumos taisyklė;
• mažumos taisyklė;
• vidurkis;
• ekspertų nuomonė;
• valdžios taisyklė be diskusijos;
• valdžios taisyklė su diskusija.

Joje taip pat pristatoma leidimo struktūrų ir skaidrumu paremtos atskaitomybės koncepcija, kaip priemonė gerinti komandos darbą ir savarankiškumą.

Be to, šioje metodikoje apžvelgiamas (didelių) komandų susirinkimų vaidmuo, priimant sprendimus, ir nurodomos alternatyvos, kada tokia strategija yra neproduktyvi.

Komandos narių aptarimas 360 laipsnių

Šis metodas suteikia galimybę komandos nariams teikti naudingus komentarus apie įvairius kitų komandos narių darbo, elgesio ir požiūrio aspektus.
To galima pasiekti grėsmės nekeliančiu būdu. Metodas padeda nustatyti:
• kur sekasi gerai;
• tobulintinas sritis;
• įdomias / netikėtas sritis, kurias vertėtų patyrinėti nuodugniau.

Bendradarbiavimo tinkle galimybių kūrimas

Šis metodas tinka maždaug tuzino įmonių arba profesionalų grupei, siekiančiai nustatyti, ar atsižvelgiant į skirtingas narių ambicijas ir kompetencijas esama pagrindo bendradarbiavimui.

Remiantis šiuo metodu, nustatomi „bendradarbiavimo branduoliai“ grupėje ir skirtingi vaidmenys, tinkantys kiekvienai tokio branduolio įmonei, pvz.:

• pagrindinis produkto tiekėjas;
• kanalas į rinką;
• inovatorius;
• palaikantysis paslaugos teikėjas;
• investuotojas;
• integruotojas.

Komandos nuostatų palyginimas su puikių rezultatų pasiekiančių komandų nuostatomis

Ši metodika padeda išsiaiškinti pagrindinius komandos narių įsitikinimus apie komandinį darbą, naudojant paprastą anketą.

Paskui anketos apibendrinamos ir rezultatai palyginami su puikių rezultatų pasiekiančių komandų nuostatomis, siekiant nustatyti galimas problemines sritis ir tobulinimo galimybes.

Virtualios komandos profilio sudarymas

Čia pateikiami klausimai apie virtualią komandą arba tinklą iš tokių sričių:

• komandos tikslo pobūdis;
• vadovavimo komandai / valdymo stilius;
• komandos nario profilis;
• komandos pavidalas;
• komandos aplinka;
• komandos darbo metodas;
• komandos socialinė dinamika;
• komandos technologijų faktorius.

Būtina užtikrinti, kad visi gerai suprastų esminę komandos prigimtį, prieš pradėdami siūlyti pagalbą ir palaikymą.

Pavyzdžiui, fundamentalus klausimas yra šis: ar ši komanda yra rekomenduojanti, dirbanti ar vadovaujanti?

Dokumentų ruošimas bendradarbiaujant

Beveik visoms komandoms tenka ruošti svarbius dokumentus, pvz., ataskaitas arba pasiūlymus.

Tačiau daugumos komandų naudojamas dokumentų ruošimo bendradarbiaujant metodas yra ydingas. Pačiu blogiausiu atveju juos ruošia pavieniai asmenys, pačiu geriausiu – kolektyviai juos peržiūri (bet ne kolektyviai kuria).

Čia pateikiama paprasta metodika, kaip nuo pat pradžių bendradarbiaujant ruošti dokumentus, neskiriant tam be galo daug laiko!

Apžvelgiamos trys skirtingos dokumentų ruošimo bendradarbiaujant formos (nuoseklioji, lygiagrečioji ir abipusė), dvi dokumentų peržiūros formos (žiedinė ir žvaigždinė) ir padedama komandoms išsirinkti tinkamą.

Taip pat aptariamas dokumentų rengimas bendradarbiaujant technologijų aspektu, nuo labai paprasto iki labai pažangaus.

Savarankiško elgesio modeliavimas

Beveik visi komandų vadovai trokšta, kad jų komandos imtųsi daugiau atsakomybės ir iniciatyvos.

Nepaisant to, komandų vadovai kartais vengia „savivaldžių“ komandų dėl suvokimo, kad taip jie atsisakytų savo lyderio pozicijos arba iš baimės, kad tai baigsis anarchija ir chaosu.

Šioje metodikoje pateikiami 7 bendriniai „atsakingų ir savarankiškų komandos narių“ elgesio modeliai, kuriuos galima aptarti ir išgryninti taip, kad jie tiktų konkrečiai komandai, jos nariams, aplinkai ir tikslams.

Komandos socialinio tinklo analizė

Dauguma komandų labai priklauso nuo išorinių santykių, tačiau nežino, kaip identifikuoti ir puoselėti tuos santykius, kad prireikus jais pasinaudoti, jie jau būtų užmegzti. „Tiksliai laiku“ (angl. just in time) to nepadarysi.

Be to, didžiąją dalį produkto bendradarbiaudami pagamina komandos pogrupiai, o peržiūri platesnės grupės. Jei šie pogrupiai netinkami arba juose trūksta svarbių narių, arba jie susiję prastais santykiais, tai pakenks komandos produktyvumui ir kokybei.

Ši metodika remiasi geriausia socialinių ryšių žemėlapių sudarymo praktika, siekiant nustatyti silpnus ir stiprius ryšius, kurie reikalingi komandos sėkmei užtikrinti, bei veiksmus, kurių reikia imtis, norint puoselėti šiuos santykius.

Tokie komandos tinklo veiksmai yra skirti visai komandai, o ne vien vadovams, nes esami ryšiai turi būti stiprinami ten, kur jie egzistuoja.

Daugiau informacijos apie šiame straipsnyje aptariamas metodikas ieškokite www.bioteams.com